Inhoudsopgave

1. Inleiding.

2. Van wie we gegevens verzamelen.

3. Waarom we gegevens verzamelen.

4. Door ons verzamelde gegevens.

4.1. Door de opdrachtgever verstrekte gegevens.

4.2. Door u aan ons verstrekte gegevens.

4.3. Gegevens die we zelf verzamelen.

4.4. Cameratoezicht.

5. Waarom we uw gegevens mogen verzamelen en gebruiken.

6. Met wie we gegevens delen.

6.1. Wat we delen met onze opdrachtgever.

6.2. Doorgeven van gegevens aan een andere gerechtsdeurwaarder.

6.3. Digitaal beslagregister.

6.4. Verhuisbedrijf en slotenmaker.

6.5. Delen van uw gegevens buiten Nederland.

7. Hoe we uw gegevens beschermen.

8. Hoe lang we uw gegevens bewaren.

9. Welke rechten u heeft.

10. Waar u met vragen terecht kunt.

11. Hoe u een klacht kunt indienen.

12. Aanpassing van deze privacyverklaring.

13. Versiebeheer.

Toelichting

Een van de uitgangspunten van de AVG is transparantie. Betrokkenen moeten kunnen weten welke en hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt. Onder de AVG is het daarom verplicht met een privacyverklaring te communiceren welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom, hoe deze worden beveiligd, bewaartermijnen en hoe de betrokkenen zijn rechten kan uitoefenen. Daarnaast stelt de AVG eisen aan de leesbaarheid. Die moet voldoen aan B1 of B2 niveau. Om toch voldoende precies informatie kwijt te kunnen is een door de AVG aangegeven good practice om een gelaagdheid aan te brengen. De eerste laag is een goed begrijpelijke tekst, in de tweede laag is er op onderwerpen verdieping. Dit is zeker in het toch wel gecompliceerde werkveld van de gerechtsdeurwaarder bruikbaar. Het bijgevoegde model privacyverklaring voor debiteur is volgens deze 2-laags systematiek opgebouwd, waarbij de 2de laag via hyperlinks beschikbaar is.

De privacyverklaring moet voorafgaand aan de verwerking kenbaar worden gemaakt. Een good practice is het om de privacyverklaring op te nemen op uw website en op brieven/e-mails een verwijzing te doen naar die verklaring.

1. Inleiding
Bij onze incassowerkzaamheden gebruiken we persoonlijke gegevens over u. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, gebruiken en bewaren en met welk doel.

Twaelf Provinciën Gerechtsdeurwaarders is verantwoordelijk voor het gebruiken van uw gegevens. Daarbij moeten we ons houden aan de wetten en regels die daarvoor gelden.

Ø Zie hier voor een overzicht van alle wetten en regels.

Onze contactgegevens
Twaelf Provinciën Gerechtsdeurwaarders

Beekstraat 54-204

6001 GJ Weert

2. Van wie we gegevens verzamelen
We verzamelen en gebruiken gegevens van de schuldenaar. Dat bent u of u en uw partner als er een gezamenlijke schuld is. Als u wordt vertegenwoordigd door een ander, bijvoorbeeld een bewindvoerder, schuldhulpverlener of advocaat, dan verzamelen we ook van deze persoon een beperkt aantal (contact)gegevens.

Bij een minderjarige met een schuld, verzamelen en gebruiken ook we de gegevens van de ouder(s) of van de voogd.

3. Waarom we gegevens verzamelen
U heeft volgens onze opdrachtgever een openstaande schuld. De opdrachtgever heeft ons gevraagd om de schuld te innen. U moet daarvoor iets doen of ergens aan meewerken. We zoeken daarom contact met u en hebben daarvoor uw contactgegevens nodig.

Als we u moeten oproepen om voor de rechter te verschijnen of een officieel stuk aan u moeten sturen, hebben we de wettelijke plicht om gegevens over uw officiële woonplaats op te vragen. Ook hebben we de plicht om te kijken we of er sprake is van een bijzondere schuldsituatie.

Bij het leggen van beslag op uw inkomen of bezittingen moeten we weten welke dat zijn en of er soms al beslag op ligt.

4. Door ons verzamelde gegevens
4.1. Door de opdrachtgever verstrekte gegevens
Het bedrijf, de persoon of de organisatie die nog geld van u krijgt (de opdrachtgever) heeft aan ons opdracht gegeven om u te benaderen. We krijgen van deze schuldeiser uw contactgegevens, informatie over de openstaande factuur en het bedrag waar het om gaat. In de factuur kunnen bijzondere persoonsgegevens staan.

Ø Kijk hier wat bijzondere persoonsgegevens zijn

4.2. Door u aan ons verstrekte gegevens
Er is informatie die u aan ons geeft in e-mails, brieven, telefoongesprekken, gesprekken aan de deur of aan onze balie. Deze gegevens gebruiken we als het van belang is bij het incasseren van uw schuld.

Bijzondere gegevens
We vragen nooit om bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens over uw afkomst, geloof of gezondheid. Het kan zijn dat u ons bijzondere persoonsgegevens geeft zonder dat we daarom vragen en dat het niet van belang is bij het incasseren van uw schuld. Die slaan we dan niet op en gebruiken we niet.

Ø Soms zijn bijzondere persoonsgegevens wel belangrijk voor u en ons, dan kunnen we ze wel gebruiken. Kijk hier voor meer informatie

Uw overzicht van inkomsten- en uitgaven
Als we een betalingsregeling met u afspreken sturen we u een formulier om uw inkomsten en uitgaven aan ons door te geven. De gegevens die u op dit formulier zet gebruiken we om te bepalen wat het wekelijkse of maandelijkse bedrag is dat u aan ons moet betalen om de schuld af te lossen.

De gegevens op het inkomsten- en uitgavenformulier en alle door u aan ons verstuurde bijlagen gebruiken we ook om voor u de ‘Beslagvrije Voet’ te bepalen.

Opnemen van telefoongesprekken
Als we met u bellen kunnen we het telefoongesprek opnemen. We kunnen de telefoongesprekken terugluisteren. Dat doen we om onze medewerkers te trainen. De opgenomen telefoongesprekken worden na 30 dagen gewist.

4.3. Gegevens die we zelf verzamelen
De gerechtsdeurwaarder mag speciale gegevensbronnen gebruiken. Dat mag als hij bezig is met het voorbereiden van een rechtszaak of als hij een vonnis (of een andere titel) tegen u heeft.

Gegevens bij het voorbereiden van een rechtszaak
De gerechtsdeurwaarder controleert uw adresgegevens in de ‘basisregistratie personen’ en is verplicht uw burgerservicenummer op te vragen. Ook kijkt de gerechtsdeurwaarder in het digitaal beslagregister. Daarin staat onder andere informatie als er beslag ligt op uw salaris of huis. De gerechtsdeurwaarder ziet wie (welke gerechtsdeurwaarder) er beslag heeft gelegd, het type beslag en het bedrag waarvoor het beslag is gelegd.

Gegevens als er een vonnis aanwezig is
De gerechtsdeurwaarder controleert uw adresgegevens in de ‘basisregistratie personen’.

De gerechtsdeurwaarder haalt uw burgerservicenummer op en vraagt een overzicht op van uw werkgevers van de laatste jaren. Ook ziet hij als u eventueel een uitkering (van het UWV) ontvangt. Aan uw werkgever vragen we onder andere om gegevens over uw salaris.

Aan de belastingdienst vragen we om gegevens over toeslagen die u van de belastingdienst ontvangt.

De gerechtsdeurwaarder kan ook het ‘basisregister voertuigen’ inzien en kijken of er een voertuig is waar beslag op kan worden gelegd. Hij krijgt uit het basisregister het kenteken en gegevens over merk, type en kleur van het voertuig.

De gerechtsdeurwaarder raadpleegt in zijn werk ook de Verwijsindex Schuldhulpverlening om te kijken of u bij een schuldhulpverleningsinstantie staat ingeschreven.

Gegevens uit een huisbezoek
Als onderdeel van ons werk bezoeken we ook uw adres, bijvoorbeeld om een officieel stuk (bijvoorbeeld een dagvaarding) achter te laten. De gerechtsdeurwaarder maakt een notitie over het bezoek.

Openbare bronnen

We raadplegen voor ons werk ook openbare bronnen, zoals het centraal insolventieregister, het curatele- en bewindregister en het huwelijksgoederenregister.

4.4. Cameratoezicht
We hebben voor uw en onze veiligheid cameratoezicht bij de balie in ons kantoor te Weert. Deze beelden worden na 48 uur gewist.

Ø Kijk hier voor een lijst van de type gegevens die we verzamelen

5. Waarom we uw gegevens mogen verzamelen en gebruiken
De gerechtsdeurwaarder werkt bij het incasseren van een openstaande schuld altijd in opdracht van een ander (de opdrachtgever). De opdrachtgever heeft u een product of een dienst geleverd en probeert nu de betaling van u te krijgen. We mogen gegevens van u verzamelen en gebruiken omdat u nog moet voldoen aan de overeenkomst met de opdrachtgever.

Bij het voorbereiden van een rechtszaak en bij ons ambtelijk werk zijn we vanuit de wet verplicht om uw adres te controleren in de basisregistratie personen.

De gerechtsdeurwaarder mag bij het uitblijven van uw betaling kijken of hij beslag kan leggen op uw inkomen of bezittingen. Daarvoor raadpleegt hij verschillende registers en gebruikt deze gegevens. De gerechtsdeurwaarder kan officiële stukken aan uitreiken en beslagen leggen. Ook hierbij gebruiken we persoonsgegevens. Dit gebruik valt onder het uitoefenen van openbaar gezag. Dat is een taak die de overheid aan de gerechtsdeurwaarder heeft toegewezen.

Ø Zie hier voor de details over waarom we gegevens van u mogen gebruiken

6. Met wie we gegevens delen
6.1. Wat we delen met onze opdrachtgever
We hebben in ons werk veel contact met de opdrachtgever. We geven de schuldeiser informatie over betalingen die u al ons heeft gedaan, over betalingsregelingen die we met u afspreken en als u bijvoorbeeld bezwaar maakt tegen de schuld. Ook geven we de opdrachtgever informatie over een contactmoment met u, bijvoorbeeld de datum en het soort van een aan u verstuurde brief of van een telefoongesprek.

6.2. Doorgeven van gegevens aan een andere gerechtsdeurwaarder
We delen soms uw gegevens met andere gerechtsdeurwaarderskantoren in Nederland. Bijvoorbeeld als u in een gebied woont waar we niet regelmatig werken en we toch met u in contact willen komen. De gegevens die we delen zijn adresgegevens, gegevens van een oproeping of dagvaarding of gegevens van een vonnis of beslag. De collega gerechtsdeurwaarder valt onder dezelfde wetten en regels. En de collega is volledig verantwoordelijk voor het verwerken van uw gegevens. Bij vragen over uw gegevens kunt u dan bij ons terecht of bij onze collega.

6.3. Digitaal beslagregister
Als we als gerechtsdeurwaarder een beslag leggen, moeten we in het digitaal beslagregister onder andere vastleggen ten laste van wie het beslag wordt gelegd, het type beslag en het bedrag. Het digitaal beslagregister valt onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (de KBvG).

6.4. Verhuisbedrijf en slotenmaker
Bij een ontruiming schakelen we een slotenmaker en een verhuisbedrijf in. We geven aan de slotenmaker en het verhuisbedrijf alleen de datum van de ontruiming door en het huisadres.

6.5. Delen van uw gegevens buiten Nederland
Als er sprake is van een buitenlandse opdrachtgever, dan delen we informatie met deze opdrachtgever. Als u zich in een ander land bevindt, dan schakelen we een partij in dat land in om namens ons de schuld te innen. Met die partij delen we dan de gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren.

Alle Europese landen, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland (de Europese Economische Ruimte) vallen onder dezelfde wetgeving als het gaat om bescherming van persoonsgegevens.

Ø Zie hier voor een lijst van alle partijen waarmee we gegevens delen

7. Hoe we uw gegevens beschermen
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen. Daarbij letten we er vooral op dat uw gegevens niet bij anderen terechtkomen en dat niemand zomaar toegang heeft tot onze systemen en uw gegevens. We laten onze veiligheidsmaatregelen regelmatig controleren.

Ø Kijk hier voor een overzicht van beveiligingsmaatregelen

8. Hoe lang we uw gegevens bewaren
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. In veel gevallen hebben we een wettelijke plicht om gegevens te bewaren. In het algemeen is deze wettelijke plicht 10 jaar.

9. Welke rechten u heeft
De persoonsgegevens zijn gegevens over u. We vinden het normaal dat u precies mag weten welke gegevens we van u hebben (inzagerecht). Als er fouten staan in de gegevens mag u ons vragen om ze te verbeteren (recht op correctie). Ook mag u vragen om niet langer gegevens van u te gebruiken (bezwaar tegen verwerking) of zelfs om gegevens over u te verwijderen (recht op wissen van gegevens). Deze verzoeken over uw gegevens kunt u doen via onze website of u kunt contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming.

Inzagerecht
U mag ons vragen welke gegevens van u we precies hebben. Deze vraag kunt u stellen via onze website of per email aan de functionaris gegevensbescherming. We sturen u dan binnen 4 weken een overzicht toe van alle persoonsgegevens die we van u hebben.

Ø Naar het formulier inzage

Recht op correctie
Het is belangrijk dat uw gegevens kloppen. U mag ons vragen om uw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. Dat kan als deze gegevens fouten bevatten of niet volledig zijn. Na een eigen controle voeren we deze wijzigingen direct door. Een correctie kunt u doorgeven via het formulier op onze website.

Ø Neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming als u gegevens wilt laten wijzigen

Bezwaar tegen het gebruiken van uw gegevens
U kunt ons vragen om uw gegevens niet langer te gebruiken. We zullen dit verzoek altijd zorgvuldig bekijken maar hebben vaak toch de bevoegdheid om uw gegevens te blijven gebruiken. We gebruiken uw gegevens om een betaling van u te verkrijgen.

Ø Neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming als u bezwaar wilt maken tegen het gebruik van uw gegevens

Recht op wissen van gegevens
U mag ons vragen om uw gegevens te wissen. In de meeste situaties hebben we een wettelijke verplichting om gegevens gedurende een aantal jaren te bewaren. In dat geval kunnen we die gegevens niet verwijderen. We zullen uw verzoek altijd zorgvuldig bekijken en u laten weten of we gegevens van u kunnen verwijderen. Als dat niet kan, geven we daar de reden van op.

Ø Neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming als u een verzoek wilt doen om uw gegevens te wissen

10. Waar u met vragen terecht kunt
De functionaris gegevensbescherming is degene op ons kantoor die erop let dat we goed met uw gegevens omgaan en deze goed beschermen. Bij vragen kunt u bij hem/haar terecht.

Contactgegevens functionaris gegevensbescherming
Naam : S..ten Tuijnte

Organisatie : Twaelf Provinciën Gerechtsdeurwaarders

Adres : Beekstraat 54-204

Telefoon : 0492 729090

E-mail adres : boekhouding@twaelfprovincien.nl

11. Hoe u een klacht kunt indienen
Als wij gegevens van u verzamelen en u ontevreden bent over deze privacyverklaring of de wijze waarop we met uw gegevens omgaan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezoekadres : Bezuidenhoutseweg (alleen volgens afspraak) 30

2594 AV Den Haag

Postadres : Postbus 93374

2509 AJ Den Haag

Telefoon : 0900 200 12 01 (gebruikelijke telefoonkosten)

Openingstijden : op werkdagen van 09.00 tot 1200 uur en van 14.00 tot 17.00 uur

12. Aanpassing van deze privacyverklaring
We zorgen ervoor dat deze privacyverklaring actueel is. We passen deze verklaring aan als we nieuwe of andere gegevens verzamelen, aan nieuwe partijen verstrekken of er sprake is van wijzigingen in bewaartermijnen of beveiligingsmaatregelen

13. Versiebeheer

Versie
Wijziging
Verantw.
30-03-2018
Eerste conceptversie
BvG
02-04-2018
Aanvulling tot bespreekversie
BvG
03-04-2018
Aanvullingen §9 Welke rechten u heeft
BvG
09-04-2018
Kleine tekstwijzigingen en aanvullingen
BvG

Invoegen kopje § Geautomatiseerde verwerking
BvG
16-04-2018
Tekstuele wijzigingen §3, §4.2
BvG
05-05-2018
Wijziging bewaartermijn
BvG

Wetten en regels

· Algemene Verordening Gegevensbescherming

· Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming

· Gerechtsdeurwaarderswet

· Administratieverordening Gerechtsdeurwaarders

· Verordening KBvG Normen voor Kwaliteit

· Verordening Digitaal Beslagregister voor gerechtsdeurwaarders

· VISH convenant

· Wet algemene bepalingen burgerservicenummer

· Wet Basisregistratie Personen

· Richtsnoeren AP Beveiliging van persoonsgegevens

· Beleidsregels AP Identificatie en verificatie van persoonsgegevens

· Beleidsregels AP Beveiliging van persoonsgegevens

· Beleidsregels AP Beleidsregels meldplicht datalekken

· Beleidsregels AP Cameratoezicht

Grondslagen

De AVG kent 6 grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:

a. Toestemming van de betrokken persoon.

b. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.

c. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

d. De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen.

e. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag.

f. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.

De gerechtsdeurwaarder in Nederland is een bestuursorgaan. In het minnelijk traject zijn de verwerkingen van de gerechtsdeurwaarder gebaseerd op grondslag b. Bij de ambtelijke werkzaamheden gelden grondslagen e. en b. en c.

Bijzondere persoonsgegevens

Extra gevoelige gegevens over u zijn bestempeld als bijzondere persoonsgegevens. Het gaat dan om uw ras, godsdienst, seksuele leven, politieke opvatting, gezondheid, lidmaatschap van een vakbond, strafrechtelijk gedrag, genetische gegevens en biometrische gegevens (zoals vingerafdruk maar in sommige gevallen ook fotomateriaal).

Wanneer we wel bijzondere persoonsgegevens gebruiken

Er zijn in hoofdlijn drie situaties waarbij we bijzondere persoonsgegevens gebruiken.

1. De gerechtsdeurwaarder is gehouden aan verordeningen en beroeps- en gedragsregels waarbij er op hem de verplichting rust om als onafhankelijke partij tussen schuldeiser en schuldenaar belangen af te wegen en onnodige kosten te vermijden. Bij onze werkzaamheden houden we vanuit die verplichting rekening met bijzondere omstandigheden van de schuldenaar. Een voorbeeld is het tijdelijk opschorten van een regeling bij bijzondere medische situaties. In dat geval moeten we die situatie wel afdoende beschrijven en opnemen in het dossier.

2. Vorderingen van zorgverleners bevatten – hoe summier dan ook – informatie over een behandeling. Bij onze incasso- en ambtelijke werkzaamheden moeten we deze informatie verwerken.

3. Bij het voeren van een gerechtelijke procedure moeten we ingaan op de aard van de schuld en eventueel door u gevoerd verweer. Deze onderdelen kunnen bijzondere gegevens bevatten, bijvoorbeeld gegevens over gezondheid.

Beveiligingsmaatregelen

Ø Benoem in hoofdlijnen de beveiligingsmaatregelen.

Burgerservicenummer

Het burgerservicenummer (BSN) is uw eigen persoonsnummer voor contact met de overheid. Bijvoorbeeld voor zorg of belastingen. U krijgt een BSN toegekend als u zich inschrijft in de Basisregistratie Personen (BRP). Uw BSN staat op uw paspoort, rijbewijs en identiteitskaart.Het nummer bestaat uit 9 cijfers.

Digitaal beslagregister

Het Digitaal beslagregister voor gerechtsdeurwaarders (DBR) is het digitaal systeem voor de inschrijving van de door het bestuur van de KBvG bij Reglement aangewezen beslagen die zijn gelegd door een gerechtsdeurwaarder in het kader van de uitoefening van zijn wettelijke taak als openbaar ambtenaar.

Het DBR heeft ten doel:

1. te voorkomen dat de schuldeiser, in onwetendheid omtrent de beslagpositie van de schuldenaar, proces- en/of executiekosten maakt, althans die kosten zoveel mogelijk te beperken;
2. te bevorderen dat de beslagvrije voet van de schuldenaar op de juiste wijze wordt vastgesteld en toegepast.

Curatele- en bewindregister

In het centraal curatele- en bewindregister (CCBR) zijn mensen geregistreerd die onder curatele of bewind geplaatst zijn. Voor meer informatie zie https://www.rechtspraak.nl/Registers.

Centraal insolventieregister

Het Centraal Insolventieregister op Rechtspraak.nl bevat de gegevens van faillissementen, surseances van betaling en schuldsaneringen natuurlijke personen die in de lokale registers bij de verschillende rechtbanken worden bijgehouden. Alle insolventiegegevens gepubliceerd ná 1 januari 2005 zijn raadpleegbaar tot zes maanden na beëindiging van de insolventie. Voor meer informatie zie https://www.rechtspraak.nl/Registers.

Huwelijksgoederenregister

Het huwelijksgoederenregister bevat de registraties die volgens het Besluit Huwelijksgoederenregister 1969 worden ingeschreven, waaronder bijvoorbeeld huwelijkse voorwaarden en partnerschapsvoorwaarden die op verzoek van de partners zijn ingeschreven. Iedereen kan het register kosteloos inzien. Voor meer informatie zie https://www.rechtspraak.nl/Registers.

Verwijsindex schuldhulpverlening

Door middel van de samenwerking tussen de schuldhulpverlening en de gerechtsdeurwaarders binnen VISH, kunnen gerechtsdeurwaarders vaststellen of een debiteur geregistreerd staat bij een schuldhulpverleningsinstantie. Dat signaal is dan aanleiding voor de gerechtsdeurwaarder om schuldeiser te adviseren pas op de plaats te maken en om zijn vordering aan te leveren bij die schuldhulpverlener.

Lijst met persoonsgegevens die we verwerken

Ø Benoem de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt.

Lijst van partijen waarmee we gegevens delen

Ø Benoem de partijen waarmee gegevens worden gedeeld.